25369 - Tipps zu Themen rund um den Beitragseinzug bzw. die Erzeugung einer XML-Datei in PC-VAB - Stand 13.06.2018 Hintergrund: Die Erzeugung einer XML-Datei aus PC-VAB heraus ist für den Versand z.B. per Online-Banking-Programm relativ einfach. Trotzdem ist eine Prüfung und Vorbereitung der abzurechnenden Mitglieder unerlässlich. Hier die "klassische" Vorgehensweise für den Beitragseinzug per XML-Datei: 1. Mitgliederbestand prüfen ("Mitglieder bearbeiten" - "Beitragsdaten") + ausgetretene Mitglieder gelöscht oder beitragsfrei gesetzt? Alternativ über Austrittsdatum selektieren -> 2.e) + ist dem Mitglied ein Beitrag zugeordnet? + stimmt der Terminschlüssel? (dieser muss auch bei Punkt xx als Periode ausgewählt werden) + Zahlungsart muss "DTA/XML" für den Lastschrifteinzug sein + IBAN bei Datensätzen der zu abrechnenden Mitglieder vorhanden? + Prüfen Sie über die Schaltfläche "Mandat&Details" ob Mandat und Mandat-Datum eingetragen sind. Bei Lastschriften darf der Haken a) Möchten Sie prüfen, welche Mitglieder abgerechnet werden, hier unsere Tipps: + "Finanzen" - "Datenträgeraustausch" - "EURO Zahlungen (SEPA) Buchungliste" - Vorschau auf die Mitglieder mit Lastschrifteinzug per SEPA - siehe auch auf letzter Seite die Summe! >>> Möchten Sie auf die letzte Seite "springen", so tippen Sie die Seitenzahl in der Druckvorschau ein und betätigen die TAB-Taste <<< 2. Die "echte" Beitragsabrechnung mit Lastschrifteinzug per XML-Datei (SEPA) a) Datensicherung >>> Möchten Sie die XML-Datei auf einen USB-Stick speichern (z.B. zwecks Übersichtlichkeit), so empfehlen wir den USB-Stick vor dem nächsten Punkt in das PC-System einzustecken und sich das Laufwerk zu merken. Im Regelfall wird Windows Sie über das neue Laufwerk informieren z.B. F:, G:,. mit Namen Intenso,StoreNGo, etc. b) "Finanzen" - "Datenträgeraustausch" - "EURO Zahlungen (SEPA) über Datenträger (Wechseldatenträger)" >>> der Datenträger ist standardmäßig Ihre Festplatte und kann natürlich auch ein USB-Stick sein <<< c) Hausbank d) Sortierung -> nur Auswirkung auf die Bankliste e) Austrittsdatum -> Prüfen wenn ausgetretene Mitglieder mit Austrittsdatum nicht beitragsfrei! f) Selektionen -> Abrechnung einer Teilmenge der Mitglieder z.B. spartenbezogen möglich durch Selektion g) Terminschlüssel -> es muss der Terminschlüssel/Periode der Mitgliedergrupe (z.B. Jährlich) angehakt sein. h) Druckereinrichtung -> Druckvorschau für die Auswertung (zwingend) i) Pfadangabe für die XML-Datei PC-VAB schreibt die Lastschriften in elektronischer Form in eine sog. XML-Datei in ein Verzeichnis Im Regelfall ist der Pfad auf der lokalen Festplatte C: (also c:\pc-vab\dta) vorgegeben. Eine andere Position ist auch möglich; PC-VAB merkt sich z.B. das Laufwerk des USB-Sticks etc. BITTE MERKEN SIE SICH DEN PFAD, DAMIT DIE SPÄTERE ÜBERMITTLUNG Z.B. PER ONLINE-BANKING FUNKTIONIERT! j) Überschreiben einer vorhandenen XML-Datei? -> vermutlich werden Sie "ja" wählen, denn die vorhandene Datei enthält warscheinlich Alt-Daten k) Ausführungsdatum -> PC-VAB zeigt Ihnen das nächstmögliche Datum für die Ausführung an. Voraussetzung ist, dass die XML-Datei noch am gleichen Tag übertragen wird. Wählen Sie das Ausführungsdatum so, dass Sie die Übertragung an die Bank ohne Stress bewältigen können. Sie können die Datei-Erzeugung mit neuem Termin wiederholen! Siehe auch weiter unten bei "Problemen"... l) bei Erfolg erscheint die Meldung "Die Zahlungsverkehrsdatei wurde erfolgreich erzeugt" Sie finden diese im Verzeichnis wie in i) beschrieben m) bei Erfolg erscheint eine Druckvorschau. Sie können diese z.B. mit "Datei" - "Datei" - "Speichern unter" als PDF-Datei oder einfache Textdatei abspeichern und später oder ggf. gleich drucken. Hier nun die Kurzbeschreibung der Themen und die Abhilfe dazu: - bei Start "EURO Zahlungen (SEPA) über Datenträger (Wechseldatenträger)" -> "Es stand keine Auswertung zur Verfügung"... -> Mögliche Ursachen: - falsche Selektion - die ggf. selektierten Mitglieder haben keine Bankverbindung oder nicht DTA/XML - PC-VAB hat sich die Periode "gemerkt" z.B. 2018 und es wird versucht wieder die gleiche Periode abzurechnen. Prüfen Sie über "Vereinsstammdaten" - "Zusatzdaten" - ob der Haken "Abgerechnete Zeiträume prüfen" gesetzt ist. Ggf. einfach entfernen und neu abrechnen - Die Mitglieds-Datensätze wurden aus einer CSV-Datei ggf. nicht vollständig (inkl. Mandatsinfo) importiert - Die Sparte/Klasse hat keine Beiträge - Den Mitgliedern wurde keine Sparte/Klasse zugeordnet, welche eine Beitragsangabe enthält - Die Mitglieder stehen auf "keine Faktura" - Bankliste wird erzeugt; XML-Datei ist unauffindbar -> Haben Sie die Buchungsliste erwischt? - Bankliste wird erzeugt; es fehlen Mitglieder auf der Liste -> Mitglieder nicht umgestellt, Terminschlüssel und/oder Zahlungsart falsch -> Stichprobe durchführen; Leitfaden beachten! - Bankliste wird erzeugt; die XML-Datei vorhanden. Sie müssen aber das Ganze wiederholen, z.B. weil der Termin überschritten wurde, das Ganze doch nicht passt, etc. - Bankliste wird erzeugt; die XML-Datei kann über Online-Banking nicht versandt bzw. eingelesen werden Wir haben hier die häufigsten Themen in diesem Zusammenhang aufgeführt: - Mandatsreferenzen enthalten Sonderzeichen oder Leerzeichen - Sie haben Eil-Lastschriften (COR1) erzeugt, obwohl nicht möglich oder nicht vereinbart siehe auch VGxxxx (Fehler in Zwischenversion PC-VAB - erzeugt immer COR1-Lastschriften) - eBanking Business Edition - ("Firmenkunden-Login" über Website der VR-Bank etc.) Nicht jede Bank ermöglicht das Übertragen der XML-Datei über das Internet-Portal. Schauen Sie nach dem sogenannten "Firmenkunden-Zugang" und lassen Sie sich ggf. freischalten. -> Login in Bank-Website (passen Sie auf, dass Sie die richtige Website erwischen!) -> Firmenkunden-Login -> Dateiverabeitung -> SEPA-Datei -> Nach Datei suchen (DTAUS.xml oder SEPA.xml) und übertragen -> Dateiübertragung prüfen ggf. "Aktualisieren" -> Das Rechenzentrum braucht ca. 30 Minuten für die Prüfung bis Sie freigeben können -> Freigabe durchführen (Der Vorgang landet im unteren Bereich des Portals; Sie benötigen PIN/TAN über SmartTAN (Generator) oder über mobileTAN (SMS auf Mobiltelefon) Ursachen für Verarbeitungs- bzw. Sendeprobleme - Es wurde lediglich an das Portal übertragen (dazu wird keine PIN/TAN benötigt) aber nicht freigegeben. Für die Freigabe benötigen Sie PIN/TAN. Nur Übertragen reicht nicht! Haben Sie Geduld mit dem Rechenzentrum! - Sie haben den falschen "Knopf" erwischt; z.B. XML-Datei über die DTA-Verarbeitung oder umgekehrt - Sie haben sich im Privatkunden-Zugang ("Private Edition") und nicht im Firmenkunden-Zugang eingeloggt ("Business Edition) - vr-networld-Software Bei der vr-networld-Software ist auf jeden Fall für den neuesten Stand zu sorgen Hier gibt es 2 Möglichkeiten die XML-Datei aus PC-VAB zu übertragen -> als Auftrag einlesen - "Transaktionen" - "Aufträge aus Datei einlesen" (das ist unsere Empfehlung) -> SEPA-Datei übertragen (hier ggf. entweder nur erstmalige oder nur wiederkehrende Lastschriften) Probleme beim Verarbeiten etc. - Die Online-Banking-Software ist nicht auf neuestem Stand - Der Zugang ist nicht freigeschaltet - ProfiCash Hier gibt es 2 Möglichkeiten die XML-Datei aus PC-VAB zu übertragen -> "Datei" - "Datenübernahme" - "DTA-Datei/SEPA-XML-Datei einlesen" alternativ -> "Tagesgeschäft" - "Joberstellung" - "DTA / SEPA-XML extern über HBCI" (ggf. nur erstmalige oder nur wiederkehrende Lastschriften Stand April 2014)